Gizlilik Politikası
Bu politika, Zahhak Studio'nun ("biz") otel işletmelerine sunduğu WhatsApp Yönetici Asistanı hizmetinde kişisel verilerin nasıl işlendiğini açıklar. Hizmet, yetkili otel yöneticilerinin WhatsApp üzerinden otellerinin yönetim yazılımındaki (PMS) verileri sorgulamasını sağlar. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında hazırlanmıştır.
1. Hizmeti kimler kullanır
Hizmet herkese açık değildir. Yalnızca hizmet alan otelin yetkilendirdiği ve sistemimize önceden tanımlanmış telefon numaraları kullanabilir. Tanımlı olmayan numaralardan gelen mesajlar işlenmez ve cevaplanmaz.
2. İşlediğimiz veriler
- WhatsApp verileri: yetkili kullanıcının telefon numarası, WhatsApp profil adı, gönderdiği mesajların içeriği ve mesaj zamanı.
- Otel işletme verileri: kullanıcının sorusunu cevaplamak için, otelin kendi yetkilendirdiği hesap üzerinden PMS'ten okunan doluluk, satış, rezervasyon, tahsilat, stok gibi işletme raporları. Bu raporlar konuk adları gibi kişisel veriler içerebilir.
- Teknik kayıtlar: hata ayıklama ve güvenlik için tutulan işlem kayıtları.
Otel sistemlerine erişimimiz yalnızca okuma yetkisiyle sınırlıdır. Rezervasyon, fiyat veya muhasebe kaydı oluşturmaz, değiştirmez, silmeyiz.
3. İşleme amaçları ve hukuki sebep
Veriler yalnızca yetkili kullanıcının sorduğu soruya cevap üretmek, günlük raporu hazırlayıp göndermek ve hizmetin güvenliğini sağlamak için işlenir. Hukuki sebep, otel ile aramızdaki hizmet sözleşmesinin ifası ve hizmetin güvenliğine ilişkin meşru menfaattir (KVKK m.5/2-c ve m.5/2-f). Verileri reklam, profilleme veya satış amacıyla kullanmayız.
4. Verilerin aktarıldığı taraflar
- Meta Platforms (WhatsApp Business Platform): mesajların iletilmesi için.
- Yapay zekâ model sağlayıcıları (OpenRouter üzerinden): sorunun anlaşılması ve cevabın yazılması için. Yalnızca gönderilen verileri saklamayan ve model eğitiminde kullanmayan sağlayıcılar seçilir.
- Otelin PMS sağlayıcısı: verilerin okunduğu kaynak sistem.
- Barındırma sağlayıcımız: hizmeti çalıştıran sunucular.
Bu sağlayıcıların bir kısmı yurt dışında bulunduğundan veriler yurt dışına aktarılabilir. Aktarım, KVKK m.9'da öngörülen şartlara uygun olarak yapılır.
5. Saklama süresi
- Sohbet bağlamı: kullanıcı başına son birkaç mesaj, yalnızca konuşmanın devamlılığı için kısa süreli tutulur.
- Asistan notları: kullanıcının asistana açıkça öğrettiği tercihler ve iş notları (ör. hitap şekli, rapor tercihi) hizmet süresince saklanır; kullanıcı istediğinde silinir.
- İşlem kayıtları: en fazla 30 gün tutulur, sonra silinir.
- Hizmet sona erdiğinde otele ait tüm bağlantılar ve kayıtlar en geç 30 gün içinde silinir.
6. Haklarınız ve veri silme
KVKK m.11 uyarınca verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, düzeltilmesini veya silinmesini isteme ve itiraz etme haklarına sahipsiniz. Verilerinizin silinmesini istemek için aşağıdaki adrese yazmanız yeterlidir; adım adım talimatlar Veri Silme sayfasındadır. Talepler en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.
7. Güvenlik
Erişim anahtarları şifreli olarak saklanır, bağlantılar HTTPS üzerinden kurulur. Her otelin verisine yalnızca o otele tanımlı kullanıcılar erişebilir.
8. İletişim
Zahhak Studio · info@zahhak.tech
Privacy Policy
Zahhak Studio provides a WhatsApp Manager Assistant that lets authorised hotel managers query their hotel's property management system (PMS) over WhatsApp. The service is not public: only phone numbers pre-registered by the subscribing hotel can use it; messages from other numbers are ignored.
Data we process: the authorised user's phone number, WhatsApp profile name and message content; hotel business reports read from the PMS on the hotel's authorisation (which may include guest data); and technical logs. Our PMS access is read-only.
Purpose: answering the user's questions, sending the daily report and keeping the service secure. We never use data for advertising, profiling or sale.
Processors: Meta (WhatsApp Business Platform), AI model providers via OpenRouter (only providers that do not retain or train on data), the hotel's PMS provider and our hosting provider. Data may be transferred outside Türkiye.
Retention: short conversation context; notes the user explicitly teaches the assistant are kept while the service is active and deleted on request; execution logs up to 30 days; all hotel data deleted within 30 days after the service ends.
Your rights & data deletion: you may request access, correction or deletion of your data by emailing info@zahhak.tech (see data deletion instructions). Requests are completed within 30 days.